Wie man richtige Ziele setzt und erfolgreich angeht

1. Mai 2020

Und plötzlich ist es Mai. Wie verging die Zeit bis hierher so schnell? Wann hast du dich das letzte Mal gefragt, ob du deine Ziele noch im Blick hast? Wenn es dir wie mir vor ein paar Jahren geht, dann hast du dir diese Frage bislang überhaupt nicht gestellt.

 

Um gleich zum Punkt zu kommen
Worum geht’s hier eigentlich?

  • Unsere Ziele für 2020
  • Das Kernelement beim setzen von Zielen
  • 7 Schritte die Ziele tatsächlich auch umzusetzen
  • Gute Planung ist die halbe Miete

 

 

„Der Ziellose erleidet sein Schicksal – der Zielbewusste gestaltet es.“
– Immanuel Kant

 

Als Designer, Filmemacher oder Beauftragter im Marketing bekommt man aktuell immer mehr Hüte auf. Man ist nicht mehr nur der Experte für Photoshop & InDesign, Facebook oder gut erzählte Geschichten.

Es wird erwartet, dass man zuverlässig abliefert und gleichzeitig auf dem neuesten Stand bleibt. Sich mit den Updates zu Instagram Formaten oder TikTok auseinandersetzt. Häufig bleibt dabei etwas auf der Strecke. Entweder die Gesundheit, die eigenen Wünsche, die Familie oder eben ein Kunde.

Es ist entsprechend wichtig diejenigen Ziele zu entwerfen, die Ordnung in die eigenen Gedanken bringen. Damit man auf allen Ebenen abliefern kann und gleichzeitig ein wenig Zeit für Ruhepausen und Klarheit übrig hat.

Zum Jahresende, versuchen wir stets einen Blick auf unsere erreichten und versäumten Ziele zu richten. Denn wie Immanuel Kant schon sagte: „Der Ziellose erleidet sein Schicksal – der Zielbewusste gestaltet es.“. Doch nicht immer gelingt es, seine Vorhaben umzusetzen.

Manchmal sind sie unrealistisch oder haben sich als bedeutungslos herausgestellt. Häufig – wer kennt es nicht – verliert man seine Ziele einfach aus den Augen. Eine amerikanische Studie bestätigt meine Gedanken.

Ca. 80% der Menschen scheitern bereits in den ersten Wochen der Umsetzung. (Umfrage)

Was auch immer das Ziel ist – irgendwie muss es auch im Dezember des Jahres noch relevant sein. Also wie kann man das schaffen?

 

Methoden statt Software
Unsere Ziele für 2020

Ich beschäftige mich seit langer Zeit schon intensiv mit dem Thema Produktivität. Mir ist aufgefallen, dass viele modische Apps & zahllose Methoden konzipiert wurden, um einen „schneller, weiter nach vorne“ zu bringen.

Unzählige To-Do Listen Apps habe ich ausprobiert und versucht im Unternehmen zu etablieren.

Mittlerweile guckt man mich schon mit strengem Blick an wenn ich wieder in’s Büro stürme mit: „Leute, ich hab da eine neue App entdeckt. Die wird unseren Workflow durch die Decke gehen lassen“. Zwei Tage (inkl. Kostenpflichtigen Monatsabo) später haben sie dann alle installieren müssen und fünf Tage später hat es keinen mehr interessiert. Inklusive mir übrigens.

Das hat mich dazu gebracht mich nicht mehr allein auf das Verwenden von neuartiger Software zu konzentrieren, sondern auf belegbare Methoden.
Für einige Leute ist das selbstverständlich…

Methoden anwenden, um Ziele zu erreichen.

Ich stelle aber fest, dass viele Design & kreativ getriebene Kollegen ähnliche Probleme haben wie ich. Man verrennt sich in Software statt in Methodik. Man lässt sich von Werbezeilen beeindrucken, anstatt Selbstexperimente zu Struktur und Priorisierung durchzuführen.

Ist auch logisch. Software verspricht häufig sofortige Hilfe, während das Herumexperimentieren viel Mühe und Zeit kostet. Wir wollen aber bekanntlich eine schnelle Lösung für unsere Probleme. Vergeudete Liebesmüh, wenn wir die App nach kurzer Zeit wieder hinter uns lassen. Summiert man die Zeit für verschwendete Software Testversuche, dann kommen wir ganz schnell auf einen furchtbaren Nenner.

 

Was will ich wirklich?
Ziele aufteilen in Quartale

2019 haben wir einen großen Teil unserer Ziele wirksam umsetzen können. Unter anderem stand ein betrieblicher Umzug auf dem Zettel. Wir wussten zu Beginn des Jahres weder wo es hingehen sollte, noch ob es überhaupt realistisch sei umzuziehen. Bereits im Mai hatten wir dieses Ziel erreicht.

Nach einem intensiven Jahr 2018, hatten wir uns vorgenommen mehr Zeit in unsere eigene Weiterentwicklung zu stecken. Mit Blick auf unser vergangenes Jahr schien das rein zeitlich allerdings unmöglich. Wir haben dann mithilfe des Pareto Prinzips (komme ich gleich noch drauf zu sprechen) identifiziert was unsere größten Zeitfresser sind und konnten unsere Prioritäten neu definieren.

Damit haben wir es geschafft bei erreichtem Umsatzziel plötzlich doppelt so viel Zeit zu haben. Wie haben wir das also geschafft? Und wie könnten wir das 2020 noch besser machen?

Ziele auf Quartale aufteilen.

Wir haben unser Jahr 2020 nun zum ersten Mal in Quartale aufgeteilt.
Für ein kleines Unternehmen wie das Unsere ist das nicht zwangsläufig besonders gängig. Häufig definiert man seine Tage und Wochen in Abhängigkeit von Kunden – abgesehen von festen, längerfristigen Terminen natürlich.

Aufteilung in Quartale bedeutet gleichzeitig eine klare Vorstellung von seinem gesamten Jahr zu haben. Das ist Schritt 1.

Die Frage: „Was will ich eigentlich wirklich?“ steht an oberster Stelle. Wer diese Frage für sich nicht beantworten kann, muss leider beim Urschleim anfangen.

Für uns ist das beispielsweise den Bekanntheitsgrad zu erhöhen. Natürlich nur auf Wegen, die wir selbst auch vertreten möchten. Mit Mitteln, die wir bereit sind zu investieren (häufig schlichtweg die eigene Zeit).

Wir haben uns also dazu entschlossen Videotutorials zu produzieren. Wir haben uns für das Jahr gleich vorgenommen 25 Stück herauszubringen. Das ist äußerst ambitioniert, besonders wenn man bedenkt, dass wir bislang noch keine Erfahrung darin haben.

 

 

Das Unwichtige herausfiltern
Die Kernelemente beim setzen von Zielen

Für mich am wichtigsten sind die folgenden drei Systeme für die richtigen Prioritäten:

  1. Intrinsische Motivation
  2. Ziele hinterfragen, um Wichtigkeit zu ermitteln
  3. Pareto (80/20) Prinzip anwenden

 

Von innen heraus handeln
Intrinsische Motivation

Intrinsische Motivation ist die art Motivation, die aus sich selbst heraus entsteht – also von innen und nicht in Abhängigkeit von Belohnungen steht.

Unseren Bekanntheitsgrad zu steigern ist natürlich nur ein Ziel von ca. Sieben weiteren. Hier ist es bedeutend, klar abzustecken was erreicht werden muss und was erreicht werden kann. Ich könnte jetzt eine Reihe an Methoden aufzählen, die einem helfen sollen intelligente und sinnvolle Ziele zu entwickeln.

Da gäbe es die SMART Methode oder die Eisenhower Matrix. Ich bin ganz ehrlich – für uns hat das alles nicht richtig funktioniert. Es war viel wichtiger Ziele zu setzen, die einen tatsächlich und vor allem intrinsisch motivieren. Das ist beispielsweise auch eine Frage der Formulierung.

Dass das Ziel intrinsisch, also von innen heraus motiviert ist, ist dabei unerlässlich. Du solltest das Gefühl haben, dass wenn du dieses Ziel erreichst, dich das wesentlich weiterbringt. Ob finanziell, mental oder privat spielt dabei eigentlich überhaupt keine Rolle. Hinterfrage konkret warum du dieses Ziel anvisiert hast.

Denn wozu solltest du dir etwas vornehmen, was dich gar nicht wirklich bewegt? Willst du 5kg abnehmen, um anderen zu gefallen? Dann lass es doch lieber. Es geht hier überhaupt nicht um andere, sondern in diesem Prozess muss es vor allem um dich selbst gehen.
Wenn ich mir etwas vornehme, was ich mir selbst als Ergebnis sehr gut vorstellen kann, dann bin ich wesentlich eher gewillt diesen Weg zu gehen.

 

Warum will ich das eigentlich machen?
Ziele und damit verbundene Entscheidungen Hinterfragen

Sobald ich meinen Tagesplan anlege stelle ich mir zu jedem einzelnen Punkt die Frage warum ich das heute machen möchte. Sollte ich darauf keine triftige Antwort haben, dann entferne ich den Punkt wieder. Wenn es also nicht von absoluter Wichtigkeit für mich oder die Firma ist, sollte es nicht gemacht werden. Oder zumindest eine geringe Priorität erhalten.

Damit fallen schon mal viele andere Ideen aus dem Raster. Schritt eins und zwei zu den richtigen Prioritäten sind also getan. Als nächstes möchte ich das viel zitierte Pareto Prinzip – oder auch die 80/20 Regel aufführen.

Das Pareto Prinzip beschreibt, dass beispielsweise 80% deines Umsatzes von 20% deiner Kunden kommt.
Wenn man dem Folge leistet, würde sich automatisch ergeben, dass du 80% deiner Kunden (die dich vermutlich zusätzlich am meisten zeitlich beanspruchen) halbwegs ohne Schmerzen ignorieren kannst. Dafür kannst du dich um die „wichtigen“ 20% der Kunden besser kümmern oder hast plötzlich viel Zeit für weitere Pläne.

Mit dieser Methode sollte es einem leichter fallen die ein oder andere Priorität zu hinterfragen. Wozu auf allem Hochzeiten tanzen, wenn du dich auf die schönsten und für dich wichtigsten konzentrieren könntest?

 

 

Und los geht’s…
7 Schritte die Ziele tatsächlich umzusetzen

Äußerst wichtig ist das schriftliche festhalten von Zielen. Eine Studie aus Amerika zeigt uns, dass Menschen, die ihre Ziele niederschreiben, sie deutlich wahrscheinlicher erreichen. Besonders wenn sie wöchentliche Berichte zu ihren erledigten Aufgaben formulieren müssen.

Wöchentliche Rückblicke haben wir bei uns zum Pflichtprogramm gemacht. Wir haben einmal die Woche einen Termin, bei dem wir über unsere Aufgaben sprechen. Über das was wir geschafft haben und über das was vor uns liegt mit etwaigen Hindernissen. Falls es welche gibt, wird kurz noch besprochen, wer einem dabei helfen könnte bzw. wie.

 

Maximal 15 Minuten
Bitte nicht noch ein Meeting…

Ich bin selbst ein Mensch, der Meetings als großen Zeitfresser identifiziert hat, daher halten wir diesen Termin sehr kurz. Das Gespräch dauert in der Regel nicht länger als 15 Minuten und es wird erwartet, dass alle top vorbereitet in die Konferenz gehen. Außerdem geht es nicht darum jemanden zu verurteilen, wenn er nicht besonders weit gekommen ist.

Es ist sogar überaus wichtig diese Bewertung gänzlich wegzulassen. So schwer das auch fallen mag. Das hilft am Ende niemanden. Derjenige ist sich selbst über seinen Fortschritt absolut im klaren und wird sich vermutlich im Anschluss ausreichend bemühen, um das nächste Mal nicht erneut mit leeren Händen dazustehen.

Das Ziel zu erreichen muss also ein ständiges Zusammenspiel aus Vorausschau und Rückschau des eigenen Fortschritts sein. Es macht Sinn für sich selbst Regeln zu entwerfen, die einen an seine Ziele erinnern.
Dann müssen neue Umsetzungspläne formuliert werden. Das für jeden Monat, jede Woche und dann jeden Tag auf’s neue. Klingt erst mal anstrengend, verspricht aber eine erfolgreichere Umsetzung.

 

Konzentration.
Nur die eine Sache!

Konzentriere dich auf eine wesentliche Sache. Bücher wie „Deep Work“, „Flow“ oder „Essentialism“ sind sich in diesem Punkt sehr einig. Wer voran kommen möchte, muss sich auf das Wesentliche konzentrieren. Wie man das Wesentliche für sich findet haben wir im vorherigen Punkt angedeutet. Jetzt also an die Arbeit. Schritt für Schritt.

Hier bin ich auf eine Interessante Methode einer deutschen Wissenschaftlerin gestoßen. Prof. Dr. Gabriele Oettingen und ihre Kollegen haben eine Vorgehensweise entdeckt, die man schnell und leicht anwenden kann. Sie nennen es die „WOOP“ Methode, um sie für jeden leicht erklärlich zu halten. Kurz beschrieben geht es darum sich Ziele (Wünsche) vorzustellen und sich deren Resultate auszumalen.

Das ganze muss intensiv durchdacht werden. Daraufhin überlegt man sich was einen von dem erreichen abhalten könnte und dann wie man das Hindernis überwindet. Auf das Beispiel der Umsetzung eines Unternehmensfilms könnte man das wie folgt anwenden:

Ziel ist das verkaufen eines umwerfenden Produkts oder einer fantastischen Dienstleistung. Das Ergebnis ist offensichtlich mehr Umsatz, um weitere Produkte / Dienstleistungen anbieten zu können.

Dein Hindernis: Niemand weiß was du genau anbietest, deshalb möchtest du einen Imagefilm produzieren lassen. Doch jedes Mal wenn du versuchst dich diesem Problem zu widmen, verlierst du die Motivation – es gibt diverse Anbieter und die Komplexität der Aufgabe überfordert dich. Also überlegst du dir eine sogenannte „Wenn-Dann-Regel“.

Konkret: Wenn du den Gedanken bekommst, dass das Thema der Filmproduktion dich überfordert, dann schreibst du eine E-Mail an den Anbieter, der dein Vertrauen am meisten für sich gewinnen konnte.

In Kombination mit der intensiven Verbildlichung deiner Ziele solltest du es also problemlos zur Anwendung bringen können die nächsten Tage deine Aufgabe anzugehen.

 

Professionelles „woopen“
Die Anwendung der WOOP Methode im Alltag

Diese Methode fand ich derart interessant, dass ich versucht habe sie für unsere Ziele anzuwenden. Dabei stellen sich ein paar Probleme. Als erstes ist das WOOP Prinzip auf nur ein Ziel ausgelegt.

Das macht Sinn, denn wie will mann sich mehrere Ziele vorstellen und alle Regeln im Kopf behalten? Daher habe ich mir dieses Formular schriftlich festgehalten. Für jedes unserer Ziele gibt es eine klare, motivierende Formulierung und Hindernisse, die überkommen werden müssen. Manchmal ist es beispielsweise die Komplexität einer Aufgabe.

In diesem Fall lautet die Wenn-Dann-Regel: Wenn eine Aufgabe zu komplex ist, dann müssen wir sie in viele Unterpunkte zerlegen. Damit haben wir einen schnellen Aktionsplan für unser Projekt und haben dieses Hindernis aus dem Weg geräumt. Außerdem erinnern wir uns an die Studie vom Anfang des Texts. Wenn wir die Sachen schriftlich festhalten, sollte unsere Erfolgschance automatisch bereits größer sein.

Dabei ist es für mich persönlich wichtig diese Ziele nicht irgendwo aufzuschreiben, sondern sie zusätzlich ständig mit mir mitzuführen. Ich nutze in diesem Fall ein Notizbuch mit Markierungen und Aufklebern. Sicher gibt es ein digitales Äquivalent wie Evernote oder Notion wenn einem das eher liegt.

 

Messbarkeit
Wann ist das Ziel denn erreicht?

Eine kleine Feinheit habe ich bislang gar nicht erwähnt. Ab wann weiß man, ob man sein Ziel erreicht hat? Wer sich als Ziel vornimmt abzunehmen wird es nie erreichen. Denn ab wann hat man denn abgenommen? Für den einen mögen 5kg reichen.
Der nächste ist erst zufrieden, wenn er 90kg wiegt. Das ist einer der entscheidenden Punkte.

Wir brauchen ein messbares Ziel. Abnehmen alleine reicht also nicht. 10kg abzunehmen hingegen klingt nach einem Ziel, dass sich durchaus verfolgen lässt. Man gebe der Mixtur noch eine realistische Fälligkeit und kontrolliert seine Zwischenergebnisse und schon ist man auf einem guten Weg.

Die 7 Schritte
Am Ende ist das Schema grundsätzlich in etwa folgendes:

 

1. Die wichtigen Ziele identifizieren

2. Ziele nach Relevanz priorisieren

3. Ziele messbar machen!

4. Die Umsetzung planen

4.1 Mögliche Hindernisse Identifizieren

4.2 Lösungsansätze für diese Hindernisse formulieren

5. Den Plan ausführen

6. Zwischenergebnisse festhalten

7. Bewerten und wiederholen

 

Umso mehr Zeit in die einzelnen Phasen gesteckt werden, desto wahrscheinlicher und besser kann man seine Ziele erreichen.

 

Zusammengefasst
Gute Planung ist die halbe Miete

Als Kreative sind wir häufig dazu gedrängt zum Fachidioten zu werden. Das ist durchaus auch in Ordnung. Schließlich erwartet man auch eine ganze Menge Expertise von uns. Trotzdem ist es wichtig sich gut organisieren zu können.

Mir ist mittlerweile klar geworden, dass die Vorbereitung einer Filmproduktion gut und gerne weit mehr als 50% des Ganzen einnimmt.

Wir erstellen für unsere Kunden und auch unsere eigenen Produktionen Kostentabellen, Scripte, Treatments, Ideen, Konzepte, Shotlisten, Moodboards, Präsentationen und viele weitere Dokumente. Wann immer ich eine Vision oder eine Idee habe, möchte ich, dass ein jeder mit dem ich zusammenarbeite auf derselben Vorstellung aufbauen kann. Wir stellen sicher, dass die Ziele des Kunden auch mit unseren übereinstimmen.

Ein großflächiges Designprojekt, eine Filmproduktion oder eine Marketingkampagne können viel Zeit in Anspruch nehmen und bedeuten eine Menge Arbeit. Ein solches Ziel muss also sinnvoll gesteckt und entsprechend geplant und organisiert sein. Es bedarf einen guten Aktionsplan und motivierte Beteiligte. Ohne das alles wird vermutlich nie etwas Besonderes entstehen können.

Und gerade in der aktuellen Situation hilft eine Neubesinnung auf die eigenen Wünsche und ursprünglichen Ziele aus einem Motivationstief heraus zu kommen.

Ich habe mich nach den ersten Auswirkungen von Covid-19 selbst in einem verdammt tiefen Loch wiedergefunden. Wir mussten viele Aktivitäten abbrechen oder verschieben.

Die Neuorientierung hat mir geholfen nicht nur Motivation zu finden, sondern auch einem Lagerkoller aus dem Weg zu gehen. Aktuell sitze ich regelmäßig im Büro und arbeite an neuen Ideen und Plänen. Das wäre mir zu Beginn mit Sicherheit nicht eingefallen.

Wenn ich euch weiterhelfen konnte, oder ihr etwas zum gesagten hinzufügen oder anmerken wollt, lasst uns doch eine Nachricht auf Instagram oder in den Kommentaren da. Darüber würden wir uns sehr freuen.

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